Ante la caída de ventas por la crisis económica es muy habitual que los propietarios se pregunten cómo reducir gastos en su empresa. Aunque antes de darte unos consejos sobre cómo hacerlo debes saber que reducir gastos es una medida limitada y a veces más de lo que parece a priori, ya que cualquier empresa tiene unos gastos inherentes propios de su modelo de negocio. Por ejemplo, no gasta igual un hotel de cuatro estrellas que uno de cinco. El cliente tiene unas expectativas de servicio en base a lo que paga y, por eso, ante cualquier propuesta de reducción de gastos lo primero siempre es ponerse en la piel del cliente. De ahí, que si tienes la mínima duda de que la reducción afectará al nivel de calidad percibido por el cliente para tu producto o servicio, mejor que no la ejecutes.
Antes de hablar de estrategias para reducir gastos, es preciso recodar una puntualización propia de la teoría contable o financiera como es la de saber diferenciar bien un gasto de un coste. Simplificando mucho, un coste es un gasto imprescindible para producir el producto o servicio que vendes en tu negocio. Por ejemplo, estar suscrito a una revista no es fundamental para el cliente salvo que de ella dependan los conocimientos que ofreces. Aunque normalmente coste y gasto se usan como sinónimos.
Lo primero de todo antes de reducir gastos es conocer cuál es tu estructura de costes, algo que dependerá de tu actividad y modelo de negocio. Es importante conocer a la perfección esta distribución porque sólo así sabremos qué relación hay entre nuestro nivel de producción (unidades físicas o número de clientes) y el volumen de gastos. Por ejemplo, en un restaurante la mayoría de los gastos son fijos (personal y local principalmente) y el resto variables en función del consumo de comida y bebida. Los primeros no varían a mayor o menor número de clientes, pero los segundos sí que lo hacen. De modo que es más fácil reducir el coste de las bebidas cuando vendemos muchas y, por lo tanto, mayor compra hacemos al proveedor, ya que mejor precio nos podrá dar éste.
Otra forma de analizar la estructura de costes es diferenciar entre directos e indirectos. Quizás esta forma sea más confusa, pero básicamente se diferencia entre aquellos gastos que se incluyen para producir el producto y aquellos que se usan para una gran variedad de productos. Tomando otra vez el ejemplo de un restaurante, el coste directo en un refresco sería la propia bebida, el hielo y la rodajita de limón. Mientras que el camarero o el vaso sería un coste indirecto porque se utilizan en otras bebidas. Es importante entender este caso, ya que lo que pretende expresa es que dependiendo del tipo de actividad y modelo de negocio tendrás que aplicar una u otra clasificación de cara al análisis y posterior reducción de costes. Por ejemplo:
- Si fabricas un producto, la mayoría de los gastos serán directos y por lo tanto serán variables y dependerán de la cantidad que produzcas para vender.
- Si prestas un servicio, la mayoría de los gastos serán indirectos y por lo tanto serán fijos sin depender de la cantidad de clientes que tengas.
- En el caso de las empresas comerciales, son una mezcla de las dos anteriores porque si venden un producto físico tendrán una parte importante de gastos directos por las compras de dicho producto.
Una vez que tenemos clara nuestra estructura de gastos, debemos de tener en cuenta en qué etapa se encuentra nuestro negocio, porque la estrategia será diferente:
- Si estás en un sector maduro donde hay mucha competencia, los precios van a la baja y el crecimiento es pequeño, una reducción de costes fijos aumentará tu margen de beneficio.
- Pero si estás en un sector en declive, donde las ventas están cayendo es mejor que pases todos tus costes a variables para así poder adaptarlos a la demanda real y mantener el margen de beneficio. Aunque en este caso, es recomendable usar esos beneficios para buscar nuevos productos o negocios antes de que sea demasiado tarde.
