Los ladrones de tiempo son los causantes de los robos más habituales en cualquier empresa. Tanto si eres emprendedor como si llevas varios años con un negocio, seguro que sabes de qué estamos hablando.
Como se suele decir, “el tiempo es oro” y lamentablemente es un recurso muy escaso en muchas organizaciones. Por eso, es preciso saber quiénes son los ‘ladrones de tiempo’ que afectan la mayor parte de las veces a los empleados, uno de los recursos más valiosos de la empresa. ¿Has calculado cuál es el coste de desplazamientos a reuniones innecesarias? Pues, aunque no lo creas, mucho más de lo que a priori puede parecer. Por no hablar del coste de oportunidad que hace que los trabajadores pierdan el tiempo en tareas improductivas.
Si tu empresa es intensiva en el factor humano, es recomendable tomar muy en serio los siguientes consejos para atrapar a los peores ladrones de tiempo:
- Reduce al máximo las reuniones. Para ello, fija un horario máximo, envía un orden del día y sobre todo un plazo a los responsables para implementar las tareas y conclusiones de la reunión. Muchas reuniones se podrían evitar a través del uso de un mejor sistema de comunicación o de videoconferencias.
- Comparte la información, para evitar duplicidades y sobre todo comunicaciones innecesarias. Este consejo es especialmente importante para atrapar a los ladrones de tiempo del personal que está en movilidad. Dependiendo del tamaño de tu negocio, tienes soluciones como Google Apps for Business que te permiten ahorrar tiempo y dinero al compartir documentos, calendarios… También, facilita la labor de almacenamiento centralizado de archivos que deban de ser accesibles para varios departamentos.
- Implanta un sistema de archivo único, tanto digital como físico, que además de ser respetado por todo el equipo permita evitar duplicidades y reducir tiempos en la búsqueda y acceso a la información. Es muy normal en una Pyme, sobre todo en las más pequeñas, que cada persona implante sus propios sistemas de archivo, en especial a nivel digital. Esto es una gran fuente de ‘ladrones de tiempo’ para toda la empresa.
- Aprovecha el potencial de los dispositivos móviles. Tablets y smartphones se han convertido en herramientas habituales en las Pymes, aunque no basta con tenerlas y usarlas todos los días. También, debes analizar si realmente le sacas el máximo partido o son una fuente de ladrones de tiempo. El email, lejos de ser una herramienta para mejorar la productividad, se ha convertido en uno de los principales ‘ladrones de tiempo’. Por eso, es fundamental que los dispositivos móviles estén configurados con las aplicaciones imprescindibles para evitar distracciones. Aplicaciones como Rescue Time, pueden ayudarte a controlar el uso adecuado de los dispositivos móviles.
- Estandariza los formatos y procedimientos. Así evitarás que cada trabajador tenga que diseñar los suyos. Una forma de realizar esta labor es a través del sistema de calidad. Sin el compromiso de la dirección y sobre todo de los trabajadores, esos sistemas se convertirán en ladrones de tiempo. El principal problema que tienen para la Pyme es que la persona que implante el sistema debe de conocer muy bien el sector y las particularidades de la empresa. Pero sobre todo que normas como las de la familia ISO 9000, obligan a cumplir ciertos requisitos que pueden ser poco flexibles o muy burocráticos para una pequeña empresa. Digamos que más que “hacerte un traje a medida”, tienes que adaptar tu Pyme al traje.
