Si quieres que las cosas en tu empresa vayan bien, una de las cosas más importantes es saber asignar bien tareas a tu equipo. Una reflexión, como puedes apreciar, simple pero muy real.
Reducir gastos fijos es una medida limitada e ineficaz en un mundo basado en el conocimiento. Lo que diferencia a las empresas exitosas en pleno siglo XXI, como Google, es sacar el máximo provecho a su talento humano y, para ello, saber asignar las tareas es un paso previo y necesario, porque muchas veces el personal está “infrautilizado”. De nada sirve contar con los más cualificados si luego la organización no es la adecuada.
Fijada una estrategia de empresa, debemos de captar y retener a los recursos humanos necesarios para luego darles un entorno de trabajo que les permita aprovechar el máximo potencial durante la consecución de los objetivos del negocio. Así, partiendo del plan establecido, tendrás que asignar tareas a tu equipo, porque de nada sirve perder tiempo en reuniones si luego el trabajo de cada uno no está bien repartido. Por ello, es importante tener en cuenta:
- La motivación del trabajador con la tarea de cara a que se identifique con la misma. Por ejemplo, hay que evitar que alguien que tiene miedo a recibir una negativa tenga tareas de cierre de venta.
- La preparación del trabajador, tanto por conocer al trabajador como la tarea asignada hay que intentar buscar la especialización.
- La dependencia con respecto a otras tareas, para ello debes de asignar tareas a tu equipo en base a su prioridad. Las tareas claves deben de asignarse a los mejores empleados. A veces las tareas más importantes son aquellas de las que depende la satisfacción del cliente o el trabajo de otros miembros del equipo.
- Planifica los imprevistos y a la hora de asignar tareas a tu equipo lo mejor es tener suplentes o personas polivalentes que puedan sustituir a otras.
Tras asignar tareas a tu equipo debes mantener un seguimiento adecuado de las mismas. Para ello, hay que fijar mecanismos que permitan conocer y comunicar la marcha de cada tarea de acuerdo con el plan fijado, lo que supone recurrir a herramientas de trabajo que faciliten la accesibilidad desde cualquier dispositivo gracias a una conexión de Internet. Además, a la hora de asignar cada tarea, es importante que la información sea privada, es decir, que sólo tengan acceso las personas correspondientes. Para que lo comentado hasta ahora salga como debería, hay que establecer mecanismos adecuados de comunicación, que permitan:
- Comunicación al instante y en tiempo real entre el equipo.
- Accesibilidad y movilidad total desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
- Poder compartir información y documentos de trabajo, así como asignar tareas a tu equipo.
- Controlar los permisos y acceso a la información y documentos en trabajos colaborativos.
- Crear y actualizar calendarios compartidos de cara a coordinar diferentes planificaciones.
La tecnología actual permite la creación de intranets a muy bajo coste donde se comparta información, se creen alertas, y se redacten informes desde cualquier sitio, lo que favorece la productividad si has sabido asignar tareas a tu equipo.
