Consejos para realizar un inventario

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Si no sabes cómo realizar un inventario correctamente puedes tener graves problemas en tu negocio. También, encontrarás grandes obstáculos si crees que sabes hacerlo bien, cuando realmente no es así. Por ello, ante el inventario el mejor consejo es que seas lo más autocrítico posible contigo mismo y aprendas de los demás lo que hacen bien. Un inventario no es algo único de empresas que tengan un almacén. Por eso, cualquier empresa que quiera proteger sus activos tiene que realizar un inventario periódico. Incluso a nivel contable debemos de realizar inventarios anuales para poder dar una imagen fiel de nuestro patrimonio y de nuestro resultado. En resumen, sea cual sea el tamaño de tu negocio debes saber cómo realizar un inventario para conocer en todo momento tus activos, mejorar la gestión de compras y así poder ahorrar gastos. Si sabes cómo realizar un inventario, tu rentabilidad y tu resultado será mejor. Porque no sólo ahorrarás gastos sino que obtendrás un resultado mayor con menos inversión.

Lo ideal sería que cualquier empresa pudiera conocer su inventario en todo momento, pero esa gestión tiene un coste (en tiempo y dinero) que puede no ser rentable según la actividad o el tamaño de tu negocio. No es lo mismo el inventario de una promotora que tiene 50 viviendas acabadas, que el de una tienda de ropa con 1.000 referencias. Por lo que la rotación del stock es otro de los factores claves a la hora de realizar un inventario. Es decir, que la frecuencia de los inventarios dependerá del número de veces que se renuevan los productos o materiales. Si un activo, como por ejemplo una máquina, no se renueva más que cada varios años, será suficiente con el inventario anual obligatorio por la legislación contable.

Ten en cuenta que hacer un inventario supone evitar gastos por compras duplicadas, gastos por conservación o por robos y roturas. Incluso pagar menos impuestos, porque así te deducirás el  100% del consumo real de materiales y productos. Por eso, debes de saber muy bien cómo realizar un inventario y seguir muy de cerca los siguientes consejos:

  • Establecer un método de conteo acorde a la actividad y a las características de la empresa. Por ejemplo, para inventariar los activos de una oficina, se puede hacer por unidades, pero para un restaurante es mejor usar básculas para así pesar mejor comidas y botellas, ya que al final se trata de tener un cálculo aproximado con un bajo coste de gestión.
  • Valora correctamente los inventarios, en especial cuando se realizan compras frecuentes a diferentes precios. Uno de los criterios es usar el precio medio de las diferentes compras.
  • Usa programas informáticos que faciliten la valoración y el control de inventarios permanentes en base a las entradas o salidas.
  • Implanta métodos de control, como por ejemplo que el conteo lo realice personal de otro departamento distinto al del almacén. También, que se realicen muestreos para poder hacer recuentos por sorpresa de cara a comprobar la fiabilidad del inventario, así como contar con mayor frecuencia los activos de mayor valor o mayor rotación.
  • Estandarizar el sistema de inventario físico, algo muy sencillo con formatos parcialmente cumplimentados para realizar el recuento o mismamente con lectores de códigos de barras.
  • Realiza inventarios en fechas concretas donde el almacén esté lo más vacío posible y el volumen de entradas y salidas sea bajo. Aunque sea el último consejo sobre cómo realizar un inventario, es lo primero que tienes que tener en cuenta, porque un buen inventario puede llevar varios días.
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